Una nota spese per l’attività svolta fuori sede non segue una regola unica per tutte le associazioni. Se il volontario opera tramite un ETS, il rimborso ordinario riguarda soltanto spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività, entro limiti e condizioni fissati preventivamente dall’ente; i rimborsi forfetari sono vietati. Per il volontario sportivo, invece, esiste una disciplina speciale e circoscritta alle attività istituzionali svolte in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti.
Il fatto che l’attività sia fuori sede non decide da solo il trattamento della spesa. La scelta dipende dalla qualifica dell’ente, dal ruolo realmente svolto, dall’attività cui il costo si riferisce e dalla documentazione disponibile. Prima di pagare, presidente o tesoriere devono quindi distinguere il rimborso di una spesa da un compenso e applicare il percorso pertinente, senza trasferire automaticamente la disciplina ETS a un’associazione ordinaria o quella sportiva a un volontario non sportivo.
Da quale soggetto parte la nota spese
La prima domanda non è quanto rimborsare, ma tramite quale ente il volontario ha svolto l’attività. Per il Codice del Terzo settore, sono ETS i soggetti che presentano i requisiti dell’articolo 4, compresa l’iscrizione al RUNTS. La sola denominazione “associazione”, APS o ASD usata nei documenti non consente di sovrapporre discipline diverse.
Una nota spese può essere il prospetto con cui l’associazione ricostruisce il collegamento tra un’attività fuori sede, le spese sostenute e i documenti che le provano. È uno strumento organizzativo utile, non un’etichetta che trasforma una somma in rimborso ammissibile. La causale, da sola, non dimostra né il ruolo di volontario né il regime applicabile.
Matrice decisionale: alternative a confronto
Volontario che opera tramite un ETS
Per l’ETS, il punto di partenza è netto: l’attività del volontario non può essere retribuita. Il rimborso ordinario può riguardare esclusivamente le spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, nei limiti massimi e alle condizioni che l’ente ha stabilito in anticipo. La conseguenza operativa è che, per una trasferta, la nota deve permettere di collegare ogni voce all’attività svolta e ai relativi documenti, senza usare una somma predeterminata come sostitutiva della spesa reale.
L’articolo 17 consente anche il rimborso mediante autocertificazione resa ai sensi dell’articolo 46 del DPR 445/2000, ma solo se ricorrono insieme le soglie di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili e una delibera dell’organo sociale competente che individui tipologie di spese e attività di volontariato ammesse a questa modalità. Tale possibilità non si applica al volontariato avente a oggetto la donazione di sangue e di organi. Fuori da queste condizioni, non è corretto ricondurre all’autocertificazione una spesa non documentata come se fosse un rimborso ordinario.
Segnale favorevole è la presenza, prima della trasferta, di limiti e condizioni dell’ente coerenti con l’attività. Il rischio da evitare è confondere l’importo anticipato dal volontario con un riconoscimento forfetario. La nota spese deve invece rendere leggibili data, attività, singola voce, importo e documento disponibile.
Volontario sportivo nell’attività istituzionale
Per società e associazioni sportive, la disciplina del volontario sportivo è specifica. Le prestazioni sono gratuite, ma possono essere riconosciuti rimborsi forfetari fino al limite complessivo mensile previsto dalla norma quando l’attività è svolta in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti dai soggetti indicati dall’articolo 29. La norma richiede inoltre che tali soggetti individuino con proprie deliberazioni tipologie di spese e attività di volontariato per le quali la modalità forfetaria è ammessa.
Qui il luogo fuori sede non è l’elemento decisivo: la norma menziona espressamente attività svolte anche nel comune di residenza. Occorre ricostruire se la prestazione rientra nell’attività istituzionale sportiva e se l’evento è riconosciuto nel perimetro previsto. Gli enti eroganti devono inoltre comunicare, tramite il Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche, nominativi e importi corrisposti entro la fine del mese successivo al trimestre di svolgimento delle prestazioni. Questo percorso speciale non rende forfetario il rimborso del volontario ETS ordinario.
Associazione non riconosciuta non qualificata come ETS o soggetto sportivo
Per un’associazione non riconosciuta, l’ordinamento interno e l’amministrazione sono regolati dagli accordi degli associati. Statuto, regolamenti e delibere applicabili diventano quindi il punto da cui ricostruire chi può sostenere spese per conto dell’ente, chi decide il rimborso e quali evidenze servono per rendere comprensibile l’operazione. Non è prudente prendere le soglie ETS o il rimborso forfetario sportivo come modello automatico.
L’articolo 1720 del Codice civile riguarda il mandatario e le anticipazioni effettuate nell’incarico; non consente di presumere che ogni volontario abbia un mandato o che qualsiasi nota spese rientri in quella disciplina. La conseguenza pratica è semplice: prima di richiamare tale regola occorre individuare l’incarico effettivo e gli accordi associativi che lo disciplinano.
Come rendere la nota utile alla decisione
Una nota spese ben costruita consente al consiglio di capire cosa sta pagando senza attribuire alla carta effetti che non possiede. Per ciascuna trasferta, è utile riportare:
- l’ente tramite cui è stata svolta l’attività e la qualifica del richiedente;
- data, luogo e descrizione dell’attività fuori sede;
- singole spese, importi effettivi e documenti disponibili;
- il collegamento fra la spesa e l’attività associativa o sportiva;
- la delibera, il regolamento o le condizioni interne pertinenti;
- la modalità richiesta: rimborso documentato, autocertificazione ETS oppure rimborso forfetario sportivo nel suo perimetro specifico.
Il passaggio risolutivo è confrontare la riga della spesa con la relativa alternativa. Se un volontario ETS ha sostenuto costi documentati per una trasferta collegata all’attività e l’ente aveva già fissato limiti e condizioni, la nota può essere istruita come rimborso documentato. Se manca il documento di spesa, la sola via descritta dall’articolo 17 è l’autocertificazione entro le sue soglie e con la preventiva delibera sulle spese e attività ammesse. Se il richiedente è un volontario sportivo, la domanda cambia: vanno ricostruiti evento riconosciuto, deliberazioni rilevanti e adempimento comunicativo previsto.
Un errore frequente è usare una stessa causale, per esempio “trasferta volontario”, per casi con presupposti differenti. Un altro è chiamare rimborso una somma che, per importo o modalità, non è collegata alle condizioni dell’ente e all’attività dichiarata. Per organizzare i documenti del caso può essere utile anche questo approfondimento sui documenti da preparare prima di una consulenza per l’associazione.
Quando portare il caso allo studio
Conviene coinvolgere lo studio prima del pagamento quando lo statuto e le delibere non chiariscono il percorso, quando la stessa persona svolge ruoli diversi nell’ente o quando occorre distinguere volontariato, rimborso e rapporto retribuito. Per gli ETS, la qualità di volontario è incompatibile con rapporti di lavoro subordinato, autonomo o comunque retribuiti con l’ente tramite cui l’attività è svolta; anche questo dato va letto insieme alla situazione concreta.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può svolgere una prima lettura documentale della nota, dello statuto e delle delibere per distinguere il percorso applicabile e indicare gli aspetti fiscali e amministrativi da approfondire prima della decisione. Nel contatto descrivi la situazione, l’urgenza, il tipo di ente e l’elenco dei documenti disponibili; le modalità di trasmissione saranno concordate dopo il contatto.
Per una prima valutazione senza impegno, richiedi una consulenza preliminare.
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